Quelques outils pour vos dépôts (pour les auteurs)

Cette page présente quelques outils pour vous aider à déposer vos fichiers dans HAL.

Si vous avez des questions supplémentaires nous vous invitons à contacter le service d’appui à la recherche de votre institution. 

Outil n°1 : une procédure pour guider les auteurs au dépôt d’articles

Voici, en quelques étapes, un exemple de démarche à suivre pour savoir si vous pouvez déposer votre fichier dans HAL, et quelle version déposer.  

1. Dépôt du pdf éditeur, OUI/NON ?

Cette étape vous permet de déterminer si vous avez le droit de déposer le pdf éditeur de votre article.

Pour le savoir, allez sur open policy finder et tapez le nom de la revue dans laquelle vous avez publié pour connaitre la politique de l'éditeur en matière de dépôt du pdf éditeur. Attention, open policy finder est un site anglophone sur lequel toutes les revues scientifiques ne sont pas présentes.

Les politiques des éditeurs de revues francophones sont recensées par Mir@bel (site non exhaustif)

Si vous avez le droit de déposer le pdf éditeur, passez directement à l'étape 3, si non, passez à l'étape 2.

2. Dépôt du post-print (ou author accepted manuscript)

Même si vous n'avez pas le droit de déposer le pdf éditeur, vous pouvez toujours déposer le post-print dans HAL grâce à la Loi pour une République Numérique de 2016.

Le post-print est la version relue de votre article mais sans la mise en page de l'éditeur (logo, nom revue, pagination, etc). Attention, il n'est pas possible de déposer dans HAL des fichiers contenant ces éléments (sauf si vous avez l’autorisation de votre éditeur).

Si vous avez le post-print de votre publication, passez directement à l'étape 3.

Si vous ne l'avez pas, vous pouvez tenter de le récupérer en contactant vos co-auteur·e·s ou l'auteur·e correspondant·e ou l’éditeur.

Si vous avez pu le récupérer, passez à l'étape 3.  

Si non, vous ne pourrez malheureusement pas déposer votre fichier, mais n'oubliez pas pour l'avenir de conserver votre post-print. Vous pouvez notamment négocier l'ajout d'un avenant à vos futurs contrats d'édition pour récupérer cette version auprès de l'éditeur et la déposer sur une archive ouverte.

3. Envoi du/des fichier(s) ou dépôt dans HAL

Une fois vos fichiers récupérés, déposez-les dans HAL (ou envoyez-les à l'administrateur·rice de votre portail HAL selon les modalités choisies par votre établissement pour ce CasuHalathon), entre le 1er et le 15 juin 2026.

Outil n°2 : une API pour les auteurs, pour identifier leurs notices sans fichier joint

PREREQUIS : avoir créé son IdHAL (Créer son IdHAL)

Pour retrouver les notices qui vous citent comme auteur mais qui ne contiennent pas de fichier vous pouvez simplement insérer votre IdHAL dans cette adresse (à la place de VOTREIDHAL) et la coller dans la barre d’adresse de votre navigateur :

https://hal.science/search/index/?q=%2A&authIdHal_s=VOTREIDHAL&submitType_s=notice&sort=producedDate_tdate+desc 

Pour accéder seulement aux notices d’articles dont vous êtes auteur mais qui n’ont pas de fichier utilisez l’adresse suivante :

https://hal.science/search/index/?q=%2A&rows=30&authIdHal_s=VOTREIDHAL&submitType_s=notice&docType_s=ART&sort=producedDate_tdate+desc

Outil n°3 : Suggestion de dépôt par HAL

Le principe de ce nouveau service proposé aux chercheur·es est de leur suggérer des fichiers à importer dans HAL. Il s’agit en effet, à partir de l’identifiant DOI, de repérer leurs publications qui sont déjà en libre accès sur d’autres plateformes pour les proposer dans une interface : si l’utilisateur valide la suggestion, le fichier est importé automatiquement sans aucune autre intervention de sa part. La fonctionnalité concerne aussi bien l’ajout du fichier à une notice existant déjà dans HAL (les métadonnées de la notice ne seront pas modifiées) que la création du dépôt si la publication n’est pas déjà référencée. Avant leur mise en ligne, les dépôts importés seront vérifiés par les équipes de modérateurs.

En savoir plus

Quelques outils pour vos dépôts (pour les professionnels de l'IST)

Cette page présente quelques outils pour vous aider à déposer les fichiers des chercheurs de votre institution dans HAL.

Si vous avez des outils supplémentaires à nous proposer ils sont les bienvenus ! Écrivez nous à : casuhal2026@sciencesconf.org.

Outil n°1 : un outil pour repérer les publications de votre établissement pouvant être déposées en texte intégral

https://github.com/ml4rrieu/halathon

Notebook Jupyter réalisé par Maxence Larrieu permettant de repérer les publications d'un établissement pouvant être déposées en texte intégral dans HAL. Le code récupère des données sur les publications et déduit des actions à réaliser. Les actions sont à réaliser manuellement.

Outil n°2 : application c2labhal

https://c2labhal.streamlit.app

Cette application permet de :

• récupérer les publications d’un laboratoire via OpenAlex, PubMed ou Scopus ;

• vérifier leur présence dans HAL et dans la collection HAL du laboratoire ;

• extraire des données utiles via Unpaywall et oa.works, afin d’identifier les actions à mener dans HAL : ✅ Dépôt HAL effectué, \uD83C\uDFF7️ Affiliation à vérifier, 📥 Référence à créer, 📝 PDF éditeur à ajouter, etc. ;

• croiser les auteurs avec la liste des membres du laboratoire pour faciliter leur repérage

L’objectif principal est d’identifier les publications à déposer dans HAL, mais l’outil peut aussi répondre à d'autres besoins de suivi ou de valorisation scientifique.

Le code est disponible sur GitHub : https://github.com/guillaumegodet/c2LabHAL

Merci à Guillaume Godet pour sa proposition !